La médiation à la Commission d’accès à l’information du Québec : un modèle de pratique de médiation au sein d’un organisme exerçant des fonctions juridictionnelles

Par : Me Marie-Josée Brunelle, avocate, Méd. A., médiatrice à la Commission d’accès à l’information du Québec. Membre du Conseil d’administration.

La Commission d’accès à l’information du Québec est un organisme gouvernemental québécois multifonctionnel. Elle voit à l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, d’une part par sa section de surveillance et d’autre part par sa section juridictionnelle, son volet tribunal administratif. Ces lois, comme leur titre l’indique, régissent le droit d’accès aux documents des organismes publics et le droit à la protection des renseignements personnels, des droits fondamentaux considérés quasi-constitutionnels[1]. Le droit d’accès aux documents des organismes publics est une mise en œuvre du droit à l’information reconnu par l’article 44 de la Charte des droits et libertés de la personne. Le droit à la protection des renseignements personnels découle du droit à la vie privée, lui-même consacré par l’article 5 de la Charte des droits et libertés de la personne.

Essentiellement, la section juridictionnelle de la Commission décide des demandes de révisions et d’examen de mésententes qui lui sont soumises. Typiquement, ces demandes visent la révision de décisions rendues soit par un responsable d’accès d’un organisme public ou soit par une entreprise, en réponse à des demandes d’accès à des documents ou à des renseignements personnels ou encore à des demandes de rectification de dossiers.

Les parties aux dossiers sont d’une part le demandeur d’accès, qui peut être une personne physique ou une entreprise privée et d’autre part un organisme public ou une entreprise privée. Dans une très grande majorité des cas, le demandeur se représente seul. De son côté, l’organisme ou l’entreprise visé devra ultimement être représenté par avocat devant le tribunal. Lorsqu’il s’agit de demande impliquant des organismes publics, au stade initial du dossier, les discussions ont souvent lieu, par ailleurs, avec le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels à qui la loi attribue des fonctions et responsabilités spécifiques[2].

En conformité avec son Cadre d’exercice de la médiation, la Commission offre aux parties qui se retrouvent devant sa section juridictionnelle, la possibilité de participer à un processus de médiation mis en œuvre par les avocats de sa Direction des affaires juridiques. Ces derniers ont reçu au minimum une formation permettant l’obtention du titre de médiateur accrédité par le Barreau du Québec.

Le processus de résolution

Dès leur ouverture, les dossiers de la section juridictionnelle sont attribués à un médiateur. Ce dernier demeurera responsable du dossier jusqu’à l’audition. Il pourra, en tout temps pertinent, dans un rôle de tiers impartial, intervenir dans le but d’amener les parties à évoluer vers une solution mutuellement satisfaisante pour elles face au conflit qui les oppose. Une telle solution ne sera pourtant pas une fin en soi. Le succès de la médiation devra plutôt reposer sur le sentiment des parties d’avoir été entendues et respectées, dans le cadre d’une approche empathique axée sur leurs besoins, si possible au moment qu’ils auront jugé opportun. Il arrive que l’approche d’écoute et d’empathie soit en elle-même l’élément déclencheur du règlement d’un dossier, par exemple dans des situations mettant en cause l’inexistence alléguée de certains documents. Il arrive aussi, par ailleurs, que la démarche de médiation ne soit pas concluante suite à l’intervention initiale mais qu’elle porte fruit ultérieurement, pour des raisons diverses, ou que la médiation serve à circonscrire le débat, à déterminer ce sur quoi portera exactement le litige, à permettre que les parties se présentent plus sereines à l’audition, à ce que l’audition se déroule plus efficacement.

Le processus se déroule de la façon suivante : le médiateur communique directement avec les parties, par téléphone, dès que possible suivant l’ouverture du dossier.  Il leur propose de participer à des discussions dans le cadre d’un processus de médiation volontaire et confidentiel, parallèle au processus de mise au rôle en ce qu’il n’a aucun impact sur ce dernier.  Le fait qu’il y ait ou pas des discussions entre les parties n’affecte donc pas le délai entre l’ouverture d’un dossier et le moment auquel il sera fixé pour audition devant le tribunal.

Le médiateur présente aux parties le mode de fonctionnement du service offert; il les réfère au cadre d’exercice ou le leur transmet directement; il discute avec eux de leurs attentes et du contexte; il les informe quant aux rôles et pouvoirs de la Commission et au cheminement que suivra leur dossier, notamment quant aux délais; il pourra souligner de la jurisprudence.  Il décide, ultimement, de l’opportunité d’aller de l’avant.

Il accompagne les parties, connaît le droit applicable, a un devoir d’information, est impartial en ce qu’il ne représente aucune des parties et est nécessairement objectif.

Le processus suivi sera établi au cas par cas de concert par les parties et le médiateur. Il pourra inclure des entretiens confidentiels téléphoniques de part et d’autre entre le médiateur et les parties, individuellement (caucus), des conférences téléphoniques auxquelles participeront, selon le choix des parties, toutes les personnes impliquées ou des personnes désignées spécifiquement et au besoin, une rencontre formelle de médiation qui se tiendra aux bureaux de la Commission. Toute documentation ou correspondance qui pourra être remise au médiateur ou échangée dans le cadre des discussions de médiation ne sera pas versée au dossier décisionnel, à moins que les parties en conviennent.

L’intervention du médiateur prendra fin à la demande de l’une ou l’autre des parties, à l’initiative du médiateur ou lorsque le demandeur se déclarera satisfait. Dans un tel cas, le médiateur invitera le demandeur à lui confirmer par écrit qu’il n’entend pas aller de l’avant et se présenter devant le tribunal. Un simple courriel transmis au médiateur pourra confirmer la fermeture du dossier. L’organisme ou l’entreprise visé sera par la suite formellement avisé de la fermeture du dossier.

Les perspectives d’avenir

Malgré qu’une certaine forme de médiation ait de tout temps été pratiquée par les avocats de la Direction des affaires juridiques de la Commission, la mise en place formelle d’un processus de médiation, depuis l’automne 2008, sa promotion et sa publicisation, permettent une amélioration constante des services fournies aux citoyens par la Commission. Environ 75% des dossiers traités par la Commission en 2010-2011 ont été fermés suite à une intervention en médiation, et de ce nombre, 23% l’ont été dans un délai inférieur à 100 jours alors que 49% l’ont été avant qu’un avis de convocation ne soit transmis aux parties alors que ce pourcentage était tout à fait marginal avant 2008!


[1]               Conseil de la magistrature du Québec c. Commission d’accès à l’information, [2000] CAI 447 (C.A.), 456; P.G. du Québec c. MacDonell, [2000]CAI 461 (C.A.), 479; MacDonell c. Québec (Commission d’accès à l’information), [2002]3 R.C.S. 661; Osram Sylvania Ltée c. Québec (Procureur général), [2004] C.A.I. 535 (C.Q.); [2006] C.A.I. 563 (C.S.).

[2]              Voir à cet effet, notamment, les articles 8, 25, 42 al.2, 45, 46, 49, 50, 51 et 52.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels,